Aby firmy dokázali na trhu uspieť a čeliť náročnému konkurenčnému prostrediu, musia sa zamerať na základné oblasti: podporu inovácií, zvýšenie produktivity práce a najmä efektívne spracovávanie informácií a prácu so znalosťami.

Inovácie sú kľúčom k prežitiu spoločností v súčasnom silnom konkurenčnom prostredí. Inovácie sú výsledkom tvorivého procesu a preto je potrebné, aby predovšetkým tzv. znalostní pracovníci a ich lídri mali k dispozícii nástroje, ktoré im umožnia efektívne rozvinúť svoju tvorivosť a inovatívne myšlienky. Paradoxom je, že i napriek vyhláseniam mnohých firiem o ich prioritách v oblasti inovácií je práve skutočná podpora tvorivosti znalostných pracovníkov (knowledge workers) stále na okraji záujmu mnohých firiem. Ukazuje sa však, že práca týchto ľudí sa stáva čím ďalej tým viac strategickou hodnotou.

Rast produktivity práce je v súčasnom podnikovom sektore realizovaný predovšetkým zdokonaľovaním firemných procesov - zefektívnením rutinných činností, s čím je spojená úspora nákladov. Zdokonalenie a zefektívnenie firemných procesov vedie k tzv. „istým prínosom“ a preto spoločnosti do tejto oblasti investujú nemalé prostriedky. Avšak reálnou konkurenčnou výhodou boli efektívne procesy v časoch, keď ich konkurenti firmy ešte efektívne nemali. V súčasnosti optimalizované procesy nechápeme ako konkurenčnú výhodu, ale skôr nutnosť vyrovnať sa s konkurenciou

Kľúčovým faktorom konkurencieschopnosti je dnes podpora znalostných pracovníkov a s tým ruka v ruke efektívna vnútrofiremná komunikácia. Firmy sa však pri snahe o efektívne komunikovanie stretávajú s mnohými problémami, pričom medzi najväčšie prekážky patrí päť nasledovných situácií a javov: 

1. Nekoordinované diskusie

2. Dokumentový ping-pong

Významným prvkom a nositeľom dôležitých informácií sú dokumenty a to v akejkoľvek forme. Ako príklad možno uviesť tvorbu a archiváciu zmlúv. Problém začína vznikať, ak sa na tvorbe podieľa viacero ľudí (tímov, oddelení). Jeden z členov tímu zvyčajne vytvorí dokument a rozpošle ho svojim kolegom na doplnenie a pripomienkovanie. Vtedy sa začne viac menej riadený alebo neriadený „proces“. Najčastejším prostriedkom pri tejto komunikácii je e-mail, prostredníctvom ktorého dochádza k zasielaniu rôznych, mnohokrát neaktuálnych verzií dokumentu, čím sa kumuluje informačný chaos. Paradoxom je, že všetci majú pocit, že majú dostatok informácií, avšak nikto nevie, ktoré z nich sú relevantné alebo aktuálne.

3. Úzke hrdlá

Ďalší problém v poradí je neefektívna distribúcia informácií. Vzniká, keď sa manažéri a tímlídri stávajú tzv. úzkymi hrdlami komunikácie medzi pracovníkmi. Vo veľkom množstve prijatých požiadaviek dochádza k zahlteniu, čo môže vyústiť ku strate informácie, jej zabudnutiu, alebo k pozdržaniu dôležitých rozhodnutí. Problémom býva nastavenie nízkych kompetencií pracovníkov rozhodovať o bežných záležitostiach, ako aj absencia systému umožňujúceho spätnú kontrolu, čo vytvára obrovský tlak na vedúcich pracovníkov, ktorí sa topia v záplave požiadaviek. V dnešnej dobe je firemná kultúra postavená na dôvere určite  omnoho efektívnejšia, ako kultúra postavená na kontrole.

4. Izolované ostrovy znalostí

Firmám nepomáha ani ďalší faktor - zbytočné hromadenie informácií. Problémom je nielen to, že sme stále zvyknutí zbierať a uschovávať akýkoľvek obsah, ale aj fakt, že tento obsah mnohokrát nepotrebujeme. Často však opatrujeme informácie, ktoré môžu byť prínosom pre niekoho iného. Skúsenosti ukazujú, že ak by existovala možnosť, ako tieto informácie alebo poznatky zverejniť a zdieľať, väčšina z nás by tak urobila. Problémom však je fakt, že vo väčšine slovenských, ale aj zahraničných firiem absentujú vyhovujúce prostriedky pre efektívne zdieľanie znalostí. Ide o závažný problém, nakoľko zdieľanie znalostí je v procese inovácií kľúčové.

5. Robinson Crusoe

Najčastejšie otázky znalostného pracovníka sú „Kto má znalosti, ktoré potrebujem vedieť aj ja?”, „Akým spôsobom s ním môžem spolupracovať?” a “Kto rieši podobný problém ako ja?”. Mnohokrát ide o informácie, znalosti a vzťahy presahujúce hranice oddelení a pracovných tímov. Absencia možnosti vytvárať a zapájať sa do pracovných skupín v rámci firmy za účelom výmeny alebo získavania znalostí a riešenia, je ďalšou závažnou prekážkou rozvoja inovácií vo firmách.

Možno si to ani neuvedomujeme, avšak toto sú problémy komunikácie, ktoré sme v našich osobných životoch už dávno vyriešili. Takmer každý, ak nie úplne každý čitateľ tohto textu je členom nejakej sociálnej siete, či už je to Facebook, Twitter, Google+, LinkedIn, alebo niektorá iná sieť. Spomeňme si, ako sme nie tak dávno posielali a dostávali od svojich priateľov množstvo e-mailov s rôznym zábavným obsahom. Existovala potreba komunikácie a vtedajší spôsob nám vyhovoval a naše potreby napĺňal. Postupne však začala narastať potreba zdieľania informácií, vytvárania komunít, udržovania a vytvárania vzťahov a pod., ktorá vyústila do súčasnej podoby sociálnych sietí. Rozhodnutie bolo na nás – využívať alebo nevyužívať tento nový priestor?

A pred podobnou otázkou v súčasnosti stojí mnoho slovenských, ale aj zahraničných spoločností. Riešením by mohli byť princípy tzv. Enterprise 2.0. Siete Facebook, Twitter, LinkedIn, Xing, či Yammer, nástroje ako blogovanie, tagy, networking, diskusné fóra, podcasty, idea market, komunity, RSS, bookmarking, to všetko sú viac či menej známe pojmy, ktoré je nevyhnutné zaradiť do firemného slovníka. Kolaborácia po novom, ktorú tieto formy komunikácie obsahujú, prináša spojenie odosielateľov aj prijímateľov informácie, tvorcov aj čitateľov, a ich lepšie zapojenie do riešenia úloh, zintenzívňuje a zrýchľuje komunikáciu, umožňuje otvorenú spoluprácu a podnecuje lepšiu spätnú väzbu. V časoch, keď sa cena za informácie dramaticky znížila a očakáva sa okamžitá odpoveď, jednoducho musí nastať v biznis procesoch zmena. Pre firmy aj pre nás bude určite lepšie, ak sa na ňu nielen pripravíme, ale aj rýchlo adaptujeme. A väčšia voľnosť a demokracia pri spolupráci pracovných skupín a komunít presahujúcich hranice organizačných štruktúr a firiem je prvý krok.